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RPA – Prozessautomatisierung

ACONIO

Deine Mitarbeiter im Backoffice sind demotiviert und gestresst durch zeitintensive, langweilige Routinetätigkeiten? Eine Prozessautomatisierung mittels RPA ist die optimale Lösung für dein Problem. Wir sind Ansprechpartner für alle Unternehmen, die digitale Geschäftsprozesse führen. Unsere RPA-Technologie unterstützt auch kleine und mittlere Firmen, die unter Zeitmangel, zu wenig Personal oder ineffizienten Prozessen oder Anwendungen leiden.

Die Hürden des Alltags

Der Arbeitsalltag eines Angestellten besteht zu 40 Prozent aus repetitiven und langwierigen Tätigkeiten. Diese fordern weder ein erfahrungsbasiertes Entscheidungsvermögen noch die Fähigkeit, komplexe Problem zu lösen – und doch müssen wir alle sie erledigen. Dies führt zu niedriger Arbeitsmoral, Überbelastung von Mitarbeitern, und daher wiederum zum Personalmangel. Was aber, wenn genau diese Tätigkeiten ein „digitaler Assistent“ erledigen könnte – also ein digitaler Roboter, der automatisch Prozesse durchführt – ohne, dass Mitarbeiter eingreifen müssen? Aconio – Prozessautomatisierung.

Wie kann Aconio helfen?

Die Entwicklung genau dieser Software-Roboter ist die Kernaufgabe von ACONIO. Mittels der Technologie RPA entwickeln wir digitale Assistenten, welche repetitive Aufgaben auf digitalen Systemen vollautomatisiert durchführen können. Somit können sich die Mitarbeiter wieder den wirklich wichtigen Aufgaben zuwenden.

Ob vollständig digitalisiert, schon teilweise automatisiert, oder sogar noch an manchen Stellen analog – egal in welchem Automatisierungs-Stadium sich ein Unternehmen befindet, mit ACONIO definieren wir gemeinsam ein Konzept für eine reibungslose Integration von Automatisierung im Unternehmen.

RPA-Definition

Was ist RPA oder robotergesteuerte Prozessautomatisierung genau?

Das Akronym RPA steht für Robotic Process Automation, auf Deutsch: robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Dabei handelt es sich um eine Softwaretechnologie, die zur Automatisierung digitaler Aufgaben eingesetzt werden kann. Zeitraubende, langweilige Standardtätigkeiten übernehmen sogenannte Software-Roboter. Seit den frühen 2000er Jahren werden Roboter fürs Posten sozialer Medienbeiträge eingesetzt, um E-Mails zu versenden und um als interaktive Sprachausgabe (IVR) für Kundendienstanrufe zu dienen.

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie zur Automatisierung von digitalen Unternehmensprozessen. Softwarenutzer erstellen mit RPA „Software Roboter“ oder sogenannte „Bots“, die durch Nachahmen lernen und anschließend regelbasierte Aufgaben ausführen können. Dementsprechend sind ACONIO Software Roboter in der Lage eine Abfolge von Arbeiten am PC ähnlich durchführen, wie es auch einer deiner Mitarbeiter erledigen würde.

„Ein schlechter Prozess automatisiert, ist immer noch ein schlechter Prozess – nur schneller.“

– ACONIO, bei jedem Erstgespräch

Automatisierung & Optimierung

Meist ist es keine gute Idee, einen Geschäftsprozess einfach im IST-Zustand zu automatisieren. Nach einer Analyse des Ablaufs und der Entscheidungspunkte innerhalb des Prozesses stellt sich oft heraus, dass einige Schritte überflüssig sind, oder einfacher gelöst werden können. ACONIO identifiziert gemeinsam mit dem Kunden diejenigen Prozesse mit dem höchsten Automatisierungspotenzial. Wird daraufhin einer dieser Prozesse umgesetzt, eliminieren wir zunächst alle Schwachstellen und definieren einen möglichst leichtgewichtigen Prozess-Ablauf.

Wenn man schon Zeit und Arbeit in die Automatisierung eines Prozesses investiert,
warum diesen nicht auch gleich verbessern?

Dein Weg zur Automatisierung

Mit nur vier Schritten können wir die Automatisierung auf Deine und die Bedürfnisse Deines Betriebes anpassen.

SCHRITT 1: ANALYSE

Analyse

Erfassen bestehender Unternehmensprozesse und Ermitteln jener Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial.

SCHRITT 3: UMSETZUNG

Umsetzung

Implementieren und Testen des digitalen Assistenten. Installation der Lösung auf der gewählten Umgebung.

SCHRITT 2: DESIGN

Design

Erstellung eines Workflows, um den Prozessablauf darzustellen und wichtige Entscheidungspunkte abzudecken.

SCHRITT 4: WARTUNG

Wartung

Kontinuierliche Überwachung der Roboter-Metriken, um einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Automatisiere auch Du mit unserer Unterstützung Deine Arbeitsprozesse!

JETZT ZEIT SPAREN

Robotic Process Automation – RPA

„Robotic Process Automation“ – oder kurz „RPA“ – ist eine Technologie zur Automatisierung von digitalen Geschäftsprozessen. RPA ermöglicht die Entwicklung von Software, welche menschliche Interaktionen auf digitalen Systemen simulieren kann. Diese Simulationen werden „Software-Roboter“ genannt. Menschen interagieren mittels Maus und Tastatur mit der grafischen Oberfläche von Softwareanwendungen (Klicken von Buttons, Eingabe in Textfelder, etc.). Die Technologie RPA ist in der Lage, den Umgang mit Programmen so zu imitieren, als würde ein Mensch sie bedienen. Das bedeutet, es werden digitale Assistenten, sogenannte „RPA-Bots“, entwickelt, welche Prozesse, ähnlich wie ein Mensch, durchführen können.

Warum ist ACONIO der ideale Ansprechpartner für KMUs?

Robotic Process Automation ist ein noch relativ unbekanntes Marktsegment. Zurzeit gibt es wenige RPA-Anbieter, die sich ausschließlich auf Konzerne als Kunden fokussieren. Daher wird die Automatisierung mittels RPA bei KMUs kaum angewendet.

ACONIO kann durch neuartige RPA-Technologien und innovative Ansätze diesen Service preislich attraktiver gestalten.

Kostenloses Erstgespräch: Du erhältst ein unverbindliches Erstgespräch zur Vorstellung der Technologie. Falls gewünscht erhaltest du noch ein Zweitgespräch zur Prozess-Identifikation, ebenfalls unverbindlich.

Individuelle Beratung: ACONIO berät Unternehmen jeder Größe und für jeden Automatisierungsgrad. Wer als Kunde nur einen Prozess automatisieren möchte, ist genauso willkommen, wie jemand – mit dem wir eine Automatisierungs-Strategie entwickeln dürfen.

Support / Kundenbetreuung: Aufgrund unserer Firmengröße können wir auf Anfragen im laufenden Betrieb schneller und individueller reagieren als ein großes RPA-Consulting Unternehmen. Bei uns bist du als KMU-Kunde bestens aufgehoben.

Welche Vorteile hat RPA?

Besonders in Bereichen, wo es ohnehin schwierig ist, Arbeitskräfte zu bekommen, können dem Risiko einer Kündigung durch Überlastung entgehen und bestehende Mitarbeiter von zeitfressenden Tätigkeiten entlasten. Hier finden digitale Assistenten wie Software Roboter (Software Bots) den perfekten Anwendungsfall.

Effizienz steigern – Entlaste Deine Mitarbeiter von repetitiven Tätigkeiten, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Kosten senken – Unsere digitalen Assistenten sind rund um die Uhr einsatzbereit und können Prozesse ohne zeitliche Einschränkungen durchführen.
Zufriedenheit erhöhen – Überzeuge Deine Kunden durch schnelle Antwortzeiten sowie eine rasche Verarbeitung von Daten.
Fehler reduzieren – Unsere digitalen Assistenten arbeiten beständig und verlässlich. Kritische Schritte können zusätzlich von Mitarbeitern validiert werden.
Compliance einhalten – Durch die konsistente Arbeitsweise der digitalen Assistenten können Prozesse leichter an Richtlinien angepasst werden.

Wo kann eine solche Automatisierung angewendet werden?

Die Flexibilität von RPA, und damit auch von unseren digitalen Assistenten, ermöglicht ihnen den Umgang mit sämtlichen Programmen. Dadurch sind die Automatisierungen komplett branchenunabhängig und können in verschiedensten Bereichen eingesetzt werden. Besonders folgende Branchen können von Automatisierungsprozessen stark profitieren.

FINANZBEREICH

ACONIO legt einen Schwerpunkt auf Prozesse im Finanzbereich, besonders in der Steuerberatung. Hier herrscht oft hohes Automatisierungspotenzial, egal ob bei Abläufen in der Buchhaltung, Lohnverrechnung, Administration oder anderen Abteilungen. Durch die steigende Anzahl an digitalen Prozessen werden Mitarbeiter mit stetig mehr repetitiven Tätigkeiten in ihrer digitalen Arbeitswelt belastet, wodurch die Anwendung der eigentlichen fachlichen Expertise immer weiter in den Hintergrund rückt. Wir sind darauf spezialisiert, diese Last zu nehmen, indem wir ähnliche, sich wiederholende Prozesse mithilfe von RPA in Kombination mit Technologien aus unserem Toolstack automatisieren. Unsere Automation Consultants gehen mit Dir gemeinsam den Weg der Automatisierung und geben Deinen Mitarbeitern die Freiheit, sich auf die wirklich relevanten Themen zu fokussieren!

EVZ/KVZ-Versand

Der Mitarbeiter einer Steuerberatungskanzlei benötigt für den Versand der Einkommensteuervorauszahlung an einen Klienten im Durchschnitt 8 Minuten, je nach

Arbeitsweise und Vorlagen. Bei 1000 Klienten würde dies etwa 530 Stunden Arbeit pro Jahr bedeuten. Mit dem RPA Software Roboter kann diese Zeit eingespart werden.

REWE-Check

Qualitätssicherung und die Überprüfung der Buchhaltung nach Abschluss sind die wichtigsten Bestandteile einer Klientenbuchhaltung. Ein digitaler Assistent kann häufige Fehler in der laufenden Buchhaltung vermeiden und verpflichtende Qualitätsstandards einhalten.

Jahresabschluss

Für weniger erfahrene Mitarbeiter ist die Zusammenstellung eines Jahresabschlussentwurfs ein langwieriger Prozess. Es müssen im Vorfeld jedoch diverse Checks, wie Stammdaten und Konten, überprüft werden. Damit die Energie des Mitarbeiters nicht für das Klicken von Checklisten und das Überprüfen von Stammdaten aufgebraucht wird, lässt man diese Aufgaben besser einen digitalen Assistenten erledigen.

VERSICHERUNG

automatische Verarbeitung von Versicherungsverträgen

Schadensmeldung als Selfservice

Große Mengen an Daten aus PDF-Dateien müssen bei Anträgen für die Erstellung von Versicherungsverträgen kopiert und manuell in das Verwaltungssystem eingetragen werden. Hier macht der Einsatz von Software Robotern Sinn, um Daten aus PDFs auszulesen und in das System einzutragen. Fertige Verträge können anschließend automatisch polizziert und den betreffenden Personen zugeschickt werden. Auch ein abschließender Check der geleisteten Arbeit des digitalen Assistenten durch einen Mitarbeiter ist möglich.

BACKOFFICE

Mitarbeiter-Onboarding

Mahnwesen

Der digitale Assistent hilft beim Anlegen der Mitarbeiterdaten im CRM-System, sendet unter anderem Verträge und Dokumente an den neuen Mitarbeiter.

Automatisiertes Aussenden von Mahnungen bei überfälligen Rechnungen ist eine Aufgabe für den digitalen Assistenten. Der Mahnprozess kann teilweise oder vollständig automatisiert werden.

LOGISTIK

automatisierter Beschaffungsprozess

Lager- und Artikelverwaltung

Durch Ressourcenmangel herrscht in der heutigen Zeit ein hoher Wettbewerb zwischen Konkurrenten, wer zuerst die verfügbaren Teile bestellen und somit beschaffen kann. Software Roboter sorgen für einen optimalen Beschaffungsprozess, denn sie können laufend die Verfügbarkeit neuer Teile prüfen und die Preisangaben mehrerer Anbieter vergleichen.

ERP-Programme liefern oft nicht die gewünschte Funktionalität für die Lagerverwaltung. Der digitale Assistent ist in der Situation besonders hilfreich, wenn man ihn mit anderen Automatisierungen verbindet. So kann er etwa den Lagerbestand unterschiedlicher Produkte kontinuierlich über das ERP-System abfragen. Ein Nachbestellungsbedarf wird automatisch erwähnt.

EINZELHANDEL

Verwaltung von Produktpreisen

Retourenmanagement

Im Handel wird man heutzutage oft mit Preisänderungen verschiedener Produkte konfrontiert. Lieferanten ändern die Produktpreise und Mitarbeiter müssen die Änderungen ins System übertragen. Die langweilige und fehleranfällige Tätigkeit kann von Software Roboter übernehmen werden. Sie lesen die Produktlisten von diversen Quellen ein und gleichen sie mit dem aktuellen Sortiment ab.

Beim Retourenmanagement können digitale Assistenten die Kaufhistorie des Kunden abfragen, um die Gültigkeit der Retoure zu überprüfen. Auch die Bereitstellung der Rücksendeplakette für den Kunden, Management der Sendung etc. kann durch den RPA unterstützt werden.