Anwendungsfälle im Finanzbereich

RPA im Finanzbereich

ACONIO legt einen Schwerpunkt auf Prozesse im Finanzbereich, besonders in der Steuerberatung. Hier herrscht oft hohes Automatisierungspotenzial, egal ob bei Abläufen in der Buchhaltung, Lohnverrechnung, Administration oder anderen Abteilungen. Durch die steigende Anzahl an digitalisierten Prozessen werden Mitarbeiter mit stetig mehr repetitiven Tätigkeiten in ihrer Arbeitswelt belastet, wodurch die Anwendung der eigentlichen fachlichen Expertise immer weiter in den Hintergrund rückt. ACONIO ist darauf spezialisiert, den Mitarbeitern diese Last zu nehmen. Besonders in der Steuerberatung können wir auf die fachliche Expertise unseres Partners Metis Tax zurückgreifen, und die Prozesse damit nicht nur automatisieren, sondern verbessern.

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Prozesse & Lösungen

Vor allem in einer Steuerberatungskanzlei besteht oft hohes Potenzial für Automatisierung. Aufgrund der Vielzahl und Eintönigkeit vieler Prozesse kann man oft überarbeitete Mitarbeiter in Kanzleien mit digitalen Assistenten perfekt unterstützen. Folgende Prozesse sind in jeder Steuerberatungs-Kanzlei unumgänglich, und bekanntlich auch repetitive Zeitfresser.

EVZ/KVZ Versand
REWE Check
Jahresabschluss

EVZ/KVZ-Versand

Hintergrund

Für den Versand der Einkommenssteuervorauszahlung an einen Klienten benötigt ein Mitarbeiter einer Steuerberatungskanzlei (je nach Vorgaben & Arbeitsweise in der jeweiligen Kanzlei) im Durchschnitt 8 Minuten. Spricht man von einer Kanzlei im Umfang von 1000 Klienten, würde dies ca. 530 Stunden Arbeit pro Jahr bedeuten. Zusätzlich dazu ist diese Art von Arbeit oftmals zwischendurch zu erledigen, weswegen die Mitarbeiter oft ihren Fokus auf die eigentliche Arbeit unterbrechen müssen, und es nochmals zusätzliche Zeit benötigt, um diesen wiederherzustellen.

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Lösung & Ablauf

Diesen EVZ-Versand kann man an einen digitalen Assistenten outsourcen. Dieser kann den Prozess für alle Klienten in wenigen Minuten durchführen. Im Zuge des Prozesses für einen Klienten werden folgende Kernaufgaben durchgeführt:

  • Der digitale Assistent liest benötigte Daten aus der jeweiligen Business-Software (z.B. BMD, DVO, DATEV) aus, und bereitet sie zur Weiterverarbeitung auf Basis logischer Regeln auf (unterschiedliche Vorgehensweise je nach EVZ-Variante, d.h. Guthaben, Rückzahlung, Stundung, etc.).

    • Daten der EVZ (Periode, Betrag, Fälligkeitsdatum, …) werden gespeichert
    • Finanzamt-Saldo wird ausgelesen und gespeichert
  • Die EVZ-Informationen werden per Mail an den jeweiligen Klienten versendet.

  • Diverse Fristen werden auf erledigt gesetzt und notwendige Dokumente archiviert.

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REWE-Check

Hintergrund

Einer der wichtigsten Bestandteile einer Klientenbuchhaltung ist die Qualitätssicherung und die Überprüfung der Buchhaltung nach Abschluss. Da MitarbeiterInnen jedoch alle Hände voll zu tun haben, wird dies oft vernachlässigt. Daraus resultieren häufigere Fehler in der laufenden Buchhaltung und das Einhalten von vorgegebenen Qualitätsstandards ist nur mehr schwer möglich.

Lösung & Ablauf

Ein umfangreicher Buchhaltungs-Check kann auch mittels eines digitalen Assistenten realisiert werden. Dieser kann eine Reihe von Überprüfungen der Buchhaltung durchführen und den Mitarbeiter nach Abschluss informieren, welche Teile der Buchhaltung korrekt sind, und wo noch potenzielle Fehler versteckt sein könnten. Im Zuge der Bearbeitung des Prozesses für einen Klienten werden folgende Kernaufgaben durchgeführt:

  • Der Qualitäts-Check kann vom Mitarbeiter per E-Mail gestartet werden. Dazu muss nur eine Liste von Klienten-Nummern und dazugehörigen Buchhaltungsperioden an eine definierte Mailadresse gesendet werden.

  • Der Roboter öffnet nun die jeweilige Business-Software (BMD, DVO, …) und führt einige Checks durch, z.B.

    • Überprüfung, ob der Personalaufwand laut Firmenlohnkonto mit dem des Buchungsbelegs übereinstimmt
    • Überprüfung, ob der Finanzamt-Auszug mit den Salden übereinstimmt
    • Check, ob ein neues Konto in der zu überprüfenden Periode bebucht wurde
  • Der Roboter stellt dem Mitarbeiter einen Quality-Report mit allen Informationen per Mail oder Chat bereit, mit dem der Buchhalter weiterarbeiten kann.

Jahresabschluss

Hintergrund

Die Zusammenstellung eines Jahresabschluss-Entwurfs ist vor allem für weniger erfahrene Mitarbeiter ein langwieriger Prozess. Es müssen diverse Checks erledigt werden, Stammdaten und Konten geprüft werden. Das Hauptproblem ist, dass die eigentliche Arbeit des Mitarbeiters erst beim Entwurf des Jahresabschlusses beginnt. Damit die Energie des Mitarbeiters nicht für das Klicken von Checklisten und das Überprüfen von Stammdaten aufgebraucht wird, lässt man diese Aufgaben einen digitalen Assistenten erledigen.

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Lösung & Ablauf

Der digitale Assistent automatisiert die Abarbeitung einer Checkliste in der Business-Software (siehe unten angegebene Tätigkeiten). Der Output des Roboters ist ein Jahresabschluss-Entwurf, welcher nun vom Mitarbeiter als Grundlage für die Erstellung eines vollumfänglichen Jahresabschlusses verwendet werden kann.

Kernaufgaben dabei sind:

  • Finanz-Online-Check: Automatisierte Prüfung, ob die für den Jahresabschluss notwendigen Dokumente in Finanz-Online vorhanden sind

  • Stammdaten-Prüfung: Prüfung des Vorhandenseins (und teilweise Ergänzung) von diversen Stammdaten (z.B. Fibu und Firmenstammdaten)

  • logische Validierung: inhaltliche Überprüfung der Buchhaltung (z.B. wurden bestimmte Konten bebucht, sind ungewöhnliche Vorzeichen gesetzt, …)

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