Aconio Use Cases
Anwendungsbereiche von RPA
RPA ist neben dem Finanzbereich auch in anderen Sektoren einsetzbar. Die Flexibilität von RPA, und damit auch von unseren digitalen Assistenten, ermöglicht ihnen den Umgang mit sämtlichen Programmen. Dadurch sind die Automatisierungen komplett branchenunabhängig und können in verschiedensten Bereichen angewendet werden.
Verarbeiten von Versicherungsverträgen
Bei Anträgen für die Erstellung von Versicherungsverträgen müssen oft große Mengen an Daten aus PDF-Dateien kopiert und händisch in das Verwaltungssystem eingetragen werden. Digitale Assistenten können hier eingesetzt werden, um Daten aus PDFs auszulesen und diese in das System einzutragen. Die fertigen Verträge können dann automatisch polizziert werden und die betreffenden Personen erhalten eine Nachricht. Bei Bedarf kann eine Freigabe in den Prozess implementiert werden, sodass die vom digitalen Assistenten geleistet Arbeit vor Abschluss des Vertrags noch von einem Mitarbeiter kontrolliert wird, um die Richtigkeit der Daten zu gewährleisten.
Schadensmeldung als Selfservice
Durch die Kombination von RPA und einem traditionellen Chatbot kann der Verwaltungsaufwand für Schadensmeldungen erheblich reduziert werden. Kunden können ohne Eingreifen eines Mitarbeiters ihre Schadensmeldung über einen Chatbot einreichen. Im Zuge der Erfassung erfragt der Chatbot die notwendigen Daten und Dokumente vom Kunden. Ist die Meldung abgeschlossen und alle benötigten Informationen sind vorhanden, startet der Chatbot automatisch einen digitalen Assistenten, welcher für die Weiterverarbeitung der Schadensmeldung zuständig ist.
Beschaffungsprozess
In der heutigen Zeit herrscht durch Ressourcenmangel oft ein hoher Wettbewerb zwischen Konkurrenten und es kommt darauf an, wer die wenigen verfügbaren Teile zuerst bestellt. Unsere digitalen Assistenten können kontinuierlich auf die Verfügbarkeit neuer Teile prüfen und die Preisangaben mehrerer Anbieter vergleichen. Die Informationen zur Verfügbarkeit und zum besten Preis werden automatisiert zusammengefasst, aufbereitet und an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Wenn gewünscht, kann der digitale Assistent auch so konfiguriert werden, dass gewisse Teile automatisch bestellt werden, ohne die Mitarbeiter mit dieser repetitiven Aufgabe zu belasten.
Lager- & Artikelverwaltung
Oft liefern ERP-Programme nicht die gewünschte Funktionalität für die Lagerverwaltung, oder bestehende Funktionen sollen ergänzt werden. Ein RPA-Bot ist in einem solchen Fall besonders hilfreich, wenn man ihn mit anderen Automatisierungen verbindet. Beispielsweise kann ein digitaler Assistent den Lagerbestand diverser Produkte kontinuierlich über das ERP-System abfragen. Wenn Bedarf für eine Nachbestellung besteht, kann der Assistent automatisch den oben erwähnten automatischen Beschaffungsprozess starten, also einen Preisvergleich der Produkte durchführen und automatisiert nachbestellen.
Verwaltung von Produktpreisen
Ist man im Handel tätig, wird man vor allem in der heutigen Zeit oft mit Preisänderungen diverser Produkte konfrontiert. Lieferanten ändern die Produktpreise und Mitarbeiter müssen die Preisupdates ins eigene System übertragen. Um langwierige und fehleranfällige Preisupdate-Tätigkeiten bei tausenden Produkten zu vermeiden, können digitale Assistenten eingesetzt werden, welche Produktlisten von den verschiedensten Quellen einlesen und die darin enthaltenen Preise mit dem aktuellen Sortiment abgleichen. Wurden die Preise geändert, kann der digitale Assistent sie automatisch im eigenen ERP-System anpassen.
Retourenmanagement
Der Retouren-Prozess ist oft mit vielen Formularen verbunden. Hier können digitale Assistenten unterstützen, indem sie die Kaufhistorie des Kunden abfragen, um die Gültigkeit der Retoure zu verifizieren. Danach werden benötigte Informationen zum Kunden automatisch aus dem ERP-System entnommen und in unterschiedlichen, für die Retoure benötigten Formularen eingetragen. Auch der Prozess der anschließenden Warenrücksendung (Bereitstellung der Rücksendeplakette für den Kunden, Management der Sendung, etc.) kann durch den digitalen Assistenten unterstützt werden.
Mitarbeiter-Onboarding
Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist in Normalfall ein Prozess, welcher immer gleich abläuft, jedoch auch sehr zeitaufwendig sein kann: Anlegen der Mitarbeiterdaten im CRM-System, Zusenden von Verträgen und anderen Dokumente an den neuen Mitarbeiter, und vieles mehr. Digitale Assistenten können vom Bewerbungsprozess bis hin zum Onboarding der Mitarbeiter unterstützen und repetitive Aufgaben wie die Verwaltung des CRM-Systems und das Vertragsmanagement mit dem neuen Mitarbeiter übernehmen. Dies führt nicht nur zu einem gut dokumentierten und standardisierten Onboarding-Prozess, sondern auch zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit.
Mahnwesen
Oft bietet das eigene ERP-System keine, oder nur bedingte Funktionalität für das automatisierte Aussenden von Mahnungen bei überfälligen Rechnungen. Hier können digitale Assistenten eingesetzt werden, um den Mahnprozess teilweise oder vollständig zu automatisieren. Beispielsweise kann täglich auf überfällige Rechnungen geprüft, und bei Bedarf eine automatisierte Mahnung versendet werden. Zusätzlich dazu werden die zuständigen Mitarbeiter informiert, an welche Personen Mahnungen versendet wurden.